ajanhallinta1

Hallitsetko omaa aikaasi?

 

“You have the same amount of hours in a day as Beyoncé”

…on näin Queen B -fanille inspiroiva voimalause. Toki Rouva Knowlesin ja minun elämät eivät ole suoraan verrannollisia, sillä valitettavasti minulla ei ole manageria, taloudenhoitajaa tai muita tyyppejä avustamassa arkeni pyörityksessä. Mutta perusajatus on totta: meillä kaikilla on saman verran tunteja vuorokaudessa. Silti tuntuu, että jotkut saavat paljon enemmän aikaan ja ovat varsinaisia oman elämänsä supersankareita.

Luin hetki sitten Merja Takamäen Ajanhallinta -valmennusoppaan, jonka tarkoituksena on kohdata oma kiire ja tehottomuus, tutkia niiden syitä ja innostua muutoksesta erilaisten tehtävien avulla. Opasta lukiessa tulin pohtineeksi oman ajanhallinnan lisäksi myös asiakkaitamme. Monet valmennusasiakkaamme ovat kiireisiä yrittäjiä, jotka hoitavat sosiaalista mediaa kaiken muun työn ohessa. Uskon, että seuraavista ajanhallinnan työkaluista on hyötyä silloin, kun työtunnit eivät meinaa riittää some-markkinoinnille.

 

“A goal without a plan is just a wish”

Kirjassa lähdetään liikkeelle tavoitteen asettamisesta. Kun mielessä on tarkka tavoite siitä, millaista elämän haluaa tulevaisuudessa olevan, on sinne suuntaaminen huomattavasti helpompaa.

Samaa toitotamme asiakkaillemme, kun lähdemme rakentamaan yrityksen some-strategiaa. Jos somelle ei aseta selkeää tavoitetta, on some-julkaisujen luominen helposti epämääräistä ja niiden keksiminen hankalaa. Kun maali on kirkkaana mielessä ja suunnitelma sen saavuttamiseksi selvänä, on some-sisältöjä huomattavasti helpompi – ja nopeampi – luoda. Ja tietysti kun tavoite on kunnossa ja tuloksia mitataan säännöllisesti, saa somen tekeminen merkityksen. On nimittäin turhaa tuhlata arvokasta aikaansa someen, jos siellä ololle ei ole tarkoitusta eikä sieltä saa tuloksia.

Epäselvä tavoite onkin yksi Takamäen kirjassa käsitellyistä aikavarkaista, eli pinttyneistä toimintamalleista, jotka ovat tuloksellisuuden tiellä. Tunnistamalla omat aikavarkaat ja luopumalla niistä, saa omaan päivään taas kummasti lisää tehokasta työaikaa.

 

“Wherever you are, be all there”

Myös Helsingin Sanomat käsitteli ajanhallintaa Ville Kormilaisen Työ, treeni & elämä – Superpomojen 24 tuntia -kirjaa käsittelevässä jutussaan. Kormilaisen kirjaa varten haastateltiin sellaisia johtajia, jotka onnistuvat yhdistämään työn, perheen ja tavoitteellisen treenaamisen. Eli juuri niitä arjen supersankareita, joilla tuntuu olevan tuplasti enemmän tunteja vuorokaudessa.

Jutussa kerrotaan, että lähes kaikkia haastateltuja johtajia yhdisti tunnollinen kalenterin käyttäminen. Mielen päällä olevat asiat lyödään kalenteriin ja tehtäviin keskitytään niille varattuina aikoina.

Me Hurjatkin suosittelemme kalenteritekniikkaa omille asiakkaillemme. Kun somelle ei meinaa riittää työtunteja, on fiksua varata kalenterista säännöllisesti aika, jolloin keskittyy vain sosiaaliseen mediaan. Silloin voi suunnitella julkaisut ja mainoskampanjat sekä luoda ja ajastaa ne viikoiksi eteenpäin. Näin some ei kolkuttele jatkuvasti takaraivossa ja julkaisut ilmestyvät someen niille asetettuina aikoina. Julkaisut ja kampanjat pysyvät näin myös laadukkaina, kun niihin on laitettu ajatusta ja aikaa, eikä niitä ole naputettu kiireessä samalla puhelimeen puhuen ja lounasta syöden.

Pysähtyminen ja läsnäolo onkin isossa roolissa Takamäen kirjassa. Myös Kormilaisen haastattelemat johtajat korostavat keskittymisen ja läsnäolon tärkeyttä. Asioiden samanaikainen hoitaminen harvemmin toimii, ja on huomattavasti tehokkaampaa tehdä työtehtävät keskeytyksettä alusta loppuun.

Kannattaa myös muistaa, että jos oma kalenteri ei anna periksi pysähtymiselle somen ääreen, on tehokkain ajanhallinnan työkalu ulkoistaa yrityksen some-markkinointi ammattilaisille. Silloin voit luottaa, että some pysyy tuloksellisena ja voit keskittyä muihin yrityksen pyörittämiseen liittyviin asioihin.

 

“Focus on what matters and let go of what doesn’t”

Sekä Hesarin artikkelissa että Takamäen valmennusoppaassa esitellään yhtenä ajanhallinnan työkaluna tehtävälistojen tekeminen. On tärkeää listata tekemättömät työt ylös, mutta sitäkin tärkeämpää lajitella tehtävät kiireellisyys- ja tärkeysjärjestykseen. Kormilaisen kirjaan haastateltu Houston Incin asiakaskokemusjohtaja Juha Rouvinen kertoo tekevänsä myös “älä tee” -listoja, jolla hän varmistaa sen, että fokus pysyy tärkeimmissä työtehtävissä.

Tehtävälistoja voi ja kannattaa käyttää myös some-markkinointia suunnitellessa. Kun listaat julkaisujen teon, mainosten luonnin, kampanjoiden seuraamisen ja kommentteihin vastaamisen tärkeysjärjestykseen, on tehtäviä ja niihin käytettävää aikaa jälleen helpompi hallita.

 

Mitä ajanhallinnan työkaluja sinä käytät arjessasi?

 

Tehokasta loppuvuotta!

-Annukka

 

21.11.2016

Hurja Media Oy | Y-tunnus: 2661687-4

Top