Ammattitapahtumat, tuote-esittelyt ja -lanseeraukset, messut, festivaalit, urheilu- ja liikuntatapahtumat, tyky-illat, musiikkijuhlat… Suomen suvi ja arki ovat täynnä upeita tapahtumia. Kaikki eivät kuitenkaan onnistu täydellisesti. Monesti ihmetellään, miksi ilmoittautumisia ei tule tarpeeksi somen kautta tai lippukauppa ei kiihdy loppumetrien some-kirin johdosta.

Olen työskennellyt  tapahtuma-somen kanssa pitkään ja takataskuun on kertynyt useampikin niksi, joilla tuloksia tulee. Me Hurjat hyödynnämme näitä päivittäin asiakkaidemme tapahtumia markkinoidessa. Tee siis nyt pieni testi omille toimintatavoillesi ja tsekkaa, voisitteko tehostaa tapahtumamarkkinointianne näillä avuilla.

Malta rytmittää.

Aloita ajoissa! Kun viikkoa ennen tapahtumaa huomaat, että lipunmyynti tai ilmoittautumiset eivät ole edenneet toivotusti ja toteat somen olevan osaratkaisu, olet auttamatta myöhässä. Voitko olettaa, että ostopäätös tehdään viikon kuluessa? Hän, jolle tapahtuma on tuttu, voi tehdä sen, mutta entä uusi asiakas? Hän tarvitsee lämmittelyä, asiaan tutustumista, tietoa ja ymmärrystä siihen, miksi hänen kannattaisi osallistua tähän tapahtumaan. Some ei saa olla viimeinen oljenkorsi, vaan alusta asti osa rytmitettyä markkinointia.

Aikatauluta, suunnittele ja analysoi tuloksia jo kampanjan aikana. Älä lannistu, jos huipputuloksia ei tipahtele ensimmäisen kahden viikon aikana. Tarkastele ovatko viestisi oikeita ja saatko ihmiset tekemään toivomasi asiat.

Tavoita, sitouta ja aktivoi.

Tavoittavat, sitouttavat, aktivoivat sisällöt -malli auttaa rytmittämään tapahtuman some-markkinointia. Määrittele promoajalle, esimerkiksi kuukaudeksi, ensin tavoittavat sisällöt, joilla herätät kohderyhmäsi kiinnostuksen. Sitten sitouttavat, joilla tuot heidät omiin kanaviisi ja syvennät kiinnostusta tarjoamalla arvokasta lisätietoa. Lopuksi aktivoivat, joilla ohjaat lopulta lipunostoon tai ilmoittautumiseen.

Mieti, milloin kohderyhmäsi tekee ostopäätöksen? Hyppää kävijäsi saappaisiin ja ajasta mainos oikeaan hetkeen. Esimerkiksi viikonlopun jälkeinen sunnuntai ja maanantai saattavat aktivoida ihmisiä suunnittelemaan seuraavan viikonlopun turneeta. Onko mainoksesi silloin läsnä aamubussia odotellessa?

Sisällöt saavat, ja niiden kuuluu mennä päällekkäin. Hyödynnä mainonnan eri tavoitteita ja muotoja. Huolehdi, että sivujulkaisuillasi ja sponsoroinneillasi sitoutat yleisöäsi.

Keskustele siitä mikä kiinnostaa.

Mieti jokaiseen julkaisuun oma näkökulmansa, jolla tuot tapahtuman esiin. Mitä tapahtumaan liittyviä sisältöjä sinulla on käytössä? Hyödynnä ohjelma, lehtiartikkelit, blogisisällöt, esiintyjien kommentit, tarjoukset, syventävää tuotetietoa, kumppaneiden tarjoamia sisältöjä ja julkaise kohderyhmääsi puhuttelevalla tavalla.

Klassinen kysymys, pitääkö joka kerta mainita mistä on kyse? Kyllä, jokaisessa julkaisussa on muistettava mainita mitä tapahtuu, milloin ja missä. Et voi olettaa, että kohderyhmäsi osaa yhdistää viestisi joka kerta kyseiseen tapahtumaan tai muistaa mistä olet viimeksi heille kertonut. Muista kuitenkin, että pelkkä tapahtumastasi tiedottaminen ei kuulu sosiaaliseen mediaan. Rohkaise keskusteluun kiinnostavilla, herättelevillä sisällöillä.

Huomioi myös jo lipun ostaneet ja tarjoa heille syventävää sisältöä. Hyödynnä esimerkiksi Facebook-tapahtuma tai WhatsApp-viestit tulevista aikatauluista ja infoista viestimiseen ja keskusteluun.

Kirkasta ydinviesti.

Kiteyttämällä tapahtuman ydinviestin voit tuoda kaikki sisältösi yhden kärjen kautta kohderyhmällesi. Mikä on tärkein sanoma, joka kaikille on jäätävä mieleen hurjista some-mainoksistanne? Käytä tähän hetki aikaa ja mieti kiteytyisikö viestinne esimerkiksi yhteen ytimekkääseen hashtagiin.

Uskalla kohdentaa. Rajusti.

Tavoitteenasi on tavoittaa kaikki Suomen tuotantoyhtiöt, elektroniikka-alan yritykset tai vaikkapa pankit. Haluat saada heidän työntekijänsä saman katon alle samaan aikaan. Miten kohdennat? Jos lähdet rajaamaan elokuvista, elektroniikasta tai finanssialasta kiinnostuneille, menet metsään ja pahasti! Usein yrityksissä päätökset tehdään henkilöstön tahdon ja toiveiden mukaan – muistathan että voit kohdentaa viestisi suoraan näissä yrityksissä työskenteleville ihmisille?

Asiakkaidemme tuotelanseeraukset, koulutukset ja ammattitapahtumat täytämme kohdentamalla tiukasti. Rajaa mukaan tuotantoyhtiö x ja y:ssä toimivat henkilöt äläkä pelästy sitä, että kohderyhmäsi jää reippaasti alle tuhanteen henkilöön. Tarvitseeko sinun tavoittaa edes enempää? Kun et sohi tietoa ylimääräisille ihmisille, yhden ilmoittautumisen tai lipun lunastuksen hinta voi nousta, mutta saat myyntiä huomattavasti enemmän ja nopeammin – ilman “turhaa” levikkiä.

Musiikkitapahtumissa käytä Spotifyta apuna ja luo kohderyhmät artistikiinnostusten mukaan. Kun haluat tavoittaa kaikki folk- tai kansanmusiikista kiinnostuneet, rajaa genren ja artistien mukaan, mutta ehdollista myös konserteista ja tapahtumista kiinnostuneisiin. Mieti myös, kuinka laajalta säteeltä ihmiset ovat valmiita saapumaan tapahtumaasi? Jonathan Rundmanin kiertueen keikat täytimme paikallisesti kohdennetun ja tarkkaan rajatun folk pop -kohderyhmän edustajilla.

Konserttisali- ja muilla kiertueilla sisällöistä lähtien kannattaa miettiä paikallisia näkökulmia ja rajata tylysti vain konserttipaikkakunnalle ja sen lähialueille. Muista myös postinumerokohdennusten tarjoamat mahdollisuudet isoimmissa kaupungeissa.

Voit myös profiloida samaa kohderyhmää kiinnostavien tapahtumien, arvojen ja käyttäytymisen mukaan. Onko sinulla edellisen tapahtuman markkinointiluvallista osallistujalistaa käytettävissäsi? Hyödynnä mukautetut ja lookalike-kohderyhmät.

Luo kuitenkin aina yksi selkeä ydinkohderyhmä, jolla on ostovoimaa ja aikaa aktivoitua lipunostoon somessa ja mieti mistä kanavista heidät tavoitat.

Budjetoi oikein.

Määritä kohderyhmäsi koko ja budjettisi sen mukaan, mikä on tavoitteesi. Jos haluat saada tapahtumaasi kaksikymmentä asiasta kiinnostunutta, älä kohdenna kymmenilletuhansille. Muista budjetoidessasi rytmitys ja toiston tarve. Montako erilaista viestiä asiakkaan on saatava tehdäkseen ostopäätöksen?

Pahimmat epäonnistumiset tapahtumamarkkinoinnissa saa silloin, kun purjehtii liian laajan tai liian monen laajan kohderyhmän kanssa. Päätä kenet haluat tapahtumaasi, mieti häntä kiinnostava sisältö ja keskity viestimään heille tarpeeksi monta kertaa asiasi ja aina innostavalla ja aktivoivalla tavalla!

Mitkä teillä ovat olleet suurimmat haasteet tapahtumamarkkinoinnissa? Millaisissa asioissa on vielä treenattavaa? Kerro, kysy jeesiä ja jutellaan lisää!

XXX,
Johanna